SAL 8/2010  Merkinnät oikein

Virkamiehen hakiessa sopimusten mukaisia korvauksia on vastuu lomakkeisiin (vast.) tehdyistä merkinnöistä virkamiehellä itsellään. Tällä tarkoitan sitä, että haettavien korvausten päivämäärät, ajat ja korvauslajit ovat oikeat ja tapahtumien mukaiset.

Tiedän, että suurelle osalle upseereita korvauksiin liittyvät sopimustekstit, termit, määritelmät sun muut nippelitiedot eivät ole niitä kaikkein innostavimpia asioita. Kun lisäksi päällä on usein hektinen kiire, henkilöstöpula ja asetetut vaatimukset “oikeiden töiden” tekemiseksi, niin esimerkiksi virkamatkalomakkeet täytetään pikaisesti alta pois. Tässä ei ole kyse kerran kahdessa kuukaudessa matkustavista henkilöistä, vaan upseereista, jotka joutuvat tekemään virkamatkoja useita kertoja viikossa.

Kiireessä voi lukea kalenteria väärin tai muistaa väärin tai tulla jokin muu virhe merkintöjä tehtäessä. Tämä on inhimillistä ja ymmärrettävää, muttei silti sallittavaa. Sitten kun maksettujen korvausten perusteena olevia tositteita ryhdytään tarkistamaan, ei inhimillisyyttä mitata. Varsinkaan, jos virheitä on enemmän kuin yksi tai kaksi.

Tarkastajan tutkiessa tositteita, hänelle virhe on virhe eikä inhimillinen erehdys. Virhe pitää korjata ja jos niitä on useampi, pitää jo selvittää ja perustella, miksi ne ovat muodostuneet. Kahden päällekkäisen korvauksen löytyminen herättää aina epäilyksen.

Epäselvyyksien selvittäminen ja tahattomuuden osoittaminen vie helposti moninkertaisesti sen ajan, mikä olisi kulunut siihen kun olisi pysähtynyt, tutkinut ja varmistanut tiedot ennen lomakkeiden täyttämistä. Myös muunlaiset seuraamukset ovat mahdollisia.

Helppo on tietysti neuvoa, että ottakaa ihan erillinen aika, jolloin täytätte korvaushakemukset. Merkitkää vaikka viikoittain kalenteriin aika asiakirjojen täyttämiselle. Pikatilanteiden, kiireen ja paineen keskellä se ei ole niin yksinkertaista. Mutta jokaisen oikeusturvan kannalta se olisi tärkeää. Tämän uskon myös esimiesten ymmärtävän ja mahdollistavan.

Jos ette ole varmoja kaikista korvausten perusteista, kysykää paikalliselta luottamusmieheltänne, hän neuvoo tai ottaa yhteyttä toimistoomme ja selvittää asian.

Korostan vielä lopuksi: Merkitkää korvaushakemuksiin kaikki asiat juuri niin kuin ne ovat toteutuneet, eikä pikaisesti muistellen  vaan varmistaen.

 

Tulosta allekirjoitettu tehtävänkuvaus

Allekirjoitettu tehtävänkuvaus kannattaa tulostaa ja säilyttää. Näin kannattaa tehdä erityisesti jos kyseessä on uusi tehtävä tai tehtävää muutetaan. Arvioitu uusi tehtäväkohtainen palkanosa maksetaan allekirjoittamisesta seuraavan kuukauden alusta lukien. Tarkemmin ottaen palkkaus maksetaan siitä lukien, milloin henkilö on tosiasiallisesti alkanut tehdä kyseistä tehtävää.

Mikäli tehtävän vaativuudenarvioinnin prosessissa tapahtuu vaikkapa näppäilyvirhe ja tehtävänkuvausta ei voida tallentaa, se lähetetään uudelleen allekirjoitettavaksi. Uusi allekirjoitus voi tapahtua seuraavan tai jopa muutaman kuukauden kuluttua. Tällöin teknisesti ottaen muuttunut tehtäväkohtainen palkanosa maksettaisiin uuden allekirjoituksen jälkeisen kuukauden alusta lukien. Asian korjaamista ja palkkauksen maksamista siitä lukien kun tehtävää on tosiasiallisesti tehty, helpottaa tallessa oleva ensimmäinen allekirjoitettu tehtävänkuvaus.

Suoritusarvioinnin osalta on tullut muutamia tapauksia, joissa tehty arviointi ei ole päätynyt järjestelmään tai on jostain kummallisesta syystä pyyhkiytynyt sieltä. Tällaisen asian selvittäminen jälkikäteen on aina hankalaa. Tämä ei ole mikään todennäköinen ongelma, mutta mikäli esimiehen kanssa tehty suoritusarviointi ei päädy normaalisti järjestelmään, kannattaa siitäkin ottaa tuloste ja säilyttää se. Asian varmistamisessa ja seuraamisessa on vastuu myös virkamiehellä itsellään.

 

Varallaolokorvaus

Vapaamuotoisen varallaolon korvaus on vuorokausikohtainen kokonaiskorvaus. Se on määritetty laskennallisesti 25 % perustuntipalkasta, jotta sitä ei tarvitse erikseen neuvotella jokaisella sopimuskierroksella. Sovitut korotukset heijastuvat suoraan varallaolokorvaukseen.

Vuorokautinen korvaus lasketaan vapaapäivänä 24 tunnin ja muuna päivänä 16 tunnin perusteella. Tämä on edelleen laskennallista perustetta, jolla varallaolokorvaus muuttuu samassa suhteessa kuin sopimuskorotukset muuttavat palkkausta. Tämä korotus otetaan huomioon kun lasketaan sopimusten kustannusvaikutuksia.

Varallaolokorvaus on kokonaiskorvaus siitä haitasta, joka muodostuu virkamiehelle hänen joutuessaan olemaan tavoitettavissa ja kutsun saatuaan saapumaan työpaikalle kahden tunnin kuluessa. Virkamies joutuu varsinaisen virka-aikansa ulkopuolella järjestämään elämisensä ja olemisensa niin, että pystyy toteuttamaan asetetun velvoitteen joka hetki. Vaikka virkamies olisi esimerkiksi viikonloppuna vain osan lauantaipäivästä varallaolossa, se rajoittaa hänen koko viikonloppuansa saati kyseisen päivän käyttöä. Tämän takia korvaus on vuorokautinen kokonaiskorvaus. Korvausta ei lasketa tunti tunnista periaatteella.

Monissa puolustusvoimien yksiköissä ovat tehtävät erikoistuneet niin, että varallaolotehtävätkin edellyttävät erityisosaamista. Tähän liittyvää upseeripulaa on eräissä paikoissa lähdetty paikkaamaan siten, että varallaolovuoroja on vaihdettu kesken vuorokautta tai vaihdettu tehtävää vain osaksi vuorokautta. Korvaus on näissä tapauksissa määritetty sen mukaan, kuinka monta tuntia kukin on ollut vapaamuotoisessa varallaolossa.

Kuten jo edellä totesin, on varallaolokorvaus vuorokautinen kokonaiskorvaus siitä aiheutuvan haitan takia. Mikäli työnantaja näkee tarkoituksenmukaiseksi järjestää varallaolotehtävää siten, että vuorossa oleva upseeri lähtee esimerkiksi osaksi päivää virkamatkalle palaveriin ja siksi aikaa hänen tilalleen määrätään toinen upseeri, maksetaan kummallekin varallaolokorvaus. Tällaisessahan tapauksessa työnantaja haluaa erityisosaajan palaveriin, koska upseerin tuottavuus palaverissa on merkittävä. Työnantaja siis toteaa, että tuottavuus on näin kokonaistaloudellisesti merkittävämpää kuin kahden varallaolokorvauksen maksaminen.

Jari Rantala
everstiluutnantti