SAL 11/2006  Tehtävänkuvaus ja sen tarkistaminen sekä arviointi

Vuosittaiset kehityskeskustelut ovat käynnistymässä. Yksi osa kehityskeskustelua on tehtävänkuvauksen tarkistaminen. Henkilökohtainen velvollisuus on huolehtia siitä, että omaa tehtävää koskeva tehtävänkuvaus on ajan tasalla ja tehtävän vaativuusluokitus on tehty ajantasaiseen tehtäväkuvaukseen perustuen. Tehtävän vaativuus ei uudessa palkkausjärjestelmässä kuitenkaan kasva sen hoitajan ikääntymisen ja kokemuksen tuoman osaamisen myötä paitsi, milloin tehtävän sisältö mainitun johdosta muuttuu.

Tehtävänkuvauksen laatiminen

Tehtävän kuvauksen tulee antaa todellinen ja oikea kuva tehtävän sisällöstä, tarkoituksesta ja asemasta organisaatiossa. Tehtävänkuvauksen sisältö saa aina alkunsa organisaation tehtävistä. Nämä tehtävät jaetaan organisaatioiden työjärjestyksillä sekä tulossopimuksilla (vast.) organisaation alayksiköiden tehtäviksi. Edelleen ne jaetaan työpisteiden (vast.) työjärjestyksillä henkilöiden tehtäviksi ja työnjakoa täydennetään vuosittain kehityskeskusteluilla sekä niiden yhteydessä sovittavilla tavoitteilla. Tämän perusteella laaditaan ja ylläpidetään jatkuvasti henkilöiden tehtävänkuvauksia. Työtehtävät ovat siten luotettavasti dokumentoitu.

Työnantaja määrittää kunkin tehtävän koulutus- ja kokemusvaatimuksen. Nämä vaatimukset tulee määrittää selkeästi ja realistisesti (erityisosaaminen, minkä tyyppinen ja laatuinen kokemus ja kuinka pitkäaikainen). Tämän vaatimuksen tulee olla oikeassa suhteessa tehtävän asemaan ja sisältöön nähden.

Hyvässä tehtävänkuvauksessa on yleiskuvauksen alussa lyhyt ingressi tai yhteenveto. Sen tulee kuvata tehtävän keskeisin tarkoitus organisaatioyksikölle, johon se on sijoitettu tai jolle se tuottaa tuloksia. Se vastaa kysymykseen miksi tehtävä on olemassa ja mitkä ovat sen tärkeimmät tulokset. Oleellista on myös kuvata, kuka on hallinnollinen esimies ja miten tehtävä ohjautuu eli kuka on toiminnallinen esimies, mikäli se ei ole sama kuin hallinnollinen.

Vastuuta kannattaa korostaa, mikäli se on selvästi tehtävästä nähtävissä. Mahdollinen vahinkovastuu, jota useimmiten korostetaan, ei tuota tehtävälle vaativuutta. Vahinkovastuu määritellään aina vasta vahingon tapahduttua oikeudessa ottaen huomioon siihen liittyvät syy-yhteydet ja olosuhteet.

Tehtävästä tulee tuoda esiin, miten sen sisältöä toiminnallisesti ohjataan, mitä työohjeita on käytössä, ohjataanko tehtävää päivittäisillä työohjeilla, perustuuko tehtävän suoritukset viikoittain saatuihin ohjeisiin, määrittääkö esimies tulostavoitteet vai onko ne johdettava tehtävälle itse organisaatioyksikön tavoitteista.

Tehtävän toiminnallinen ohjautuvuus vaikuttaa vaativuuden arvioinnissa mm ongelmanratkaisuvapauden ja aikaansaannosvastuuseen kuuluvan toimintarajan määrittelyssä.

Toimivaltuudet ovat olennainen osa tehtävän vaativuutta

Ongelmatilanteita kannattaa myös kuvata sen ilmentämiseksi, mistä ja miten ongelmaratkaisuja tehtävässä haetaan. Ongelmatilanteet voivat olla kullakin kerralla ainutlaatuisia tai toistuvia ja samankaltaisia, joihin on tällöin olemassa valmiita ratkaisuvaihtoehtoja, joista voidaan valita tilanteeseen parhaiten sopiva.

Tehtävän sisältö tulee jakaa sen päätarkoituksen ja -tulosten mukaisesti painotusosuuksiin. Osuudet ilmoitetaan prosentteina tehtävän sisältöön nähden tärkeysjärjestyksessä. Painotusosuudet eivät välttämättä suoranaisesti kuvaa ao. tehtäväosuuden työmäärää.

Tehtävänkuvaukseen ei tule sisällyttää alakohtaista erityisterminologiaa tai sitten näiden erikoistermien sisältö on avattava. Suunnittelu, kehittäminen ja ongelmat -kohdassa kuvataan suunnittelu- ja kehittämistyön ulottuvuutta, vaikutusta ja ongelmien vaikeutta. Kohdan voi selvyyden vuoksi jakaa omiin alaotsikoihin helpottamaan kuvauksen laatimista sekä myös vertaamista muihin tehtäviin.

Muut asiat / tehtävässä tapahtuneet olennaiset muutokset -kohdassa tulisi viimeistään ilmaista mm mikäli tehtävä on sijoitettu hallinnollisesti toiseen organisaation osaan kuin mihin se toiminnallisesti kohdistuu. Lisäksi kohdassa kuvataan erityisesti muuttuneessa tehtävässä tapahtuneet muutokset ja niiden vaikutuksen muihin organisaation tehtäviin.

Tehtävän vaativuudenarvioinnissa ei ole merkitystä sillä, millaisin ilmaisuin tehtävän sisältöä kuvauksessa on ilmennetty, ei tehtävän kuvauksen pituudella eikä yksityiskohtaisuudella. Tehtävän vaativuusluokan spekulointi ei kuulu tehtävänkuvaukseen vaan se on arviointiryhmän työtä.

Tehtävänkuvauksen tarkistaminen

Tehtävä muuttuu kahdella eri tavalla. Ensimmäiseksi tehtävässä tapahtuu muutoksia, kun olemassa olevia tehtäviä jaetaan uudelleen. Tämä ei siten muuta pelkästään yhtä tehtävää vaan samalla myös arvioitavan tehtävän esimiehen ja vertaisten tehtäviä.

Toinen muutostarve tulee tilanteessa, missä selkeästi on osoitettavissa esimerkiksi kesken vuotta ylemmän esikunnan tulossopimuksen ohi käskemät tehtävät. Näiden tehtävien määräkään ei välttämättä anna aihetta vaativuusluokan korotukselle, mutta jos ongelmanratkaisutaidon yms. tekijöiden osalta on nähtävissä selkeästi tehtävän monimuotoistuminen niin muutosta voidaan hakea. On myös huomattava, että muutos voi olla myös määräaikainen, jolloin tehtävänkuvaus tulee tarkistaa määräaikaisuuden jälkeen ja samalla on hyväksyttävä ylempään vaatiluokkaan edellyttävän tekijän poistuminen ja siten vaativuusluokan lasku.

Aikaisemmin vahvistetun vaativuusluokan muuttamiseksi tehtävässä tulee olla selkeä ero aikaisempaan vaadittavassa tietotaidossa, ongelmanratkaisutaidossa tai vastuussa aikaansaannoksista. Tehtävässä tapahtuneet olennaiset muutokset tulee selvittää yleiskuvauksen asiakokonaisuuksista lyhyesti ja tarkemmin kussakin tehtävänkuvauksen ao. kohdassa.

Tehtävänkuvauksen arviointi

Tehtävä tulee aina arvioida oikeassa viitekehyksessä. Tehtävän vaativuus arvioidaan aina siinä toimintaympäristössä, jossa sillä on välittömin tai läheisin välillinen vaikutus, koska jokaisella tehtävällä on organisaatiosta ja sen tehtävistä johtuva tarkoituksensa. Tehtävän hallinnollinen sijoitus organisaatioon ei ole ratkaisevaa, vaan sen toiminnallinen asema. Esimerkiksi perusyksiköiden päällikön alaisia tehtäviä tulee arvioida ao. perusyksikön kannalta, mutta päällikkö taas tulee arvioida joukkoyksikön toiminnan kannalta. Esikunnan osastoesiupseerin (vast.) tehtävä arvioidaan aina ao. osaston toiminnallisessa ympäristössä.

Tehtävän vaativuuden arvioinnin tulee tapahtua aina arviointiryhmässä, jossa on edustettuina sekä työnantajan että tehtävän hoitajan edustaja (luottamusmies). Tehtävä arvioidaan joko vertaamalla sen sisältöä ja asemaa sekä vaatimuksia organisaatiossa samankaltaiseen tehtävään samankaltaisessa toisessa organisaatiossa tai arvioimalla tehtävä arviointimenetelmää (Hay) käyttäen sen eri kriteerien kautta. Arviointimenetelmä on käytössä ainoastaan keskustason arviointiryhmällä, joka on koulutettu sen käyttöön. Arviointimenetelmän käyttö edellyttää valtakunnallisesti yhdenmukaista tulkintaa eri arviointikriteerien osalta, jotta vaativuusluokitukset säilyvät oikeudenmukaisina ja tasapuolisina ympäri valtakunnan puolustushaarasta ja aselajista (vast.) riippumatta.

Tulkintalinjaus on arviointiryhmässä yhteisesti sovittu, eikä sitä voida muuttaa kuin sopimalla.

Aluetasolla suoritetaan tehtävänkuvausten perusteella tehtävien vaativuuden arviointia vertailemalla vastaavantasoisia tehtäviä ja roolia organisaatiossa toisiin samanlaisissa organisaatioissa oleviin tehtäviin, jotka on vaativuudeltaan vahvistettu keskushallintotason arvioinnin perusteella. Aluetasolla ei suoriteta tehtävien pisteyttämistä.

Tehtävä lähetetään paikallistason arvioinnin jälkeen aluehallintotason lausunnon kautta keskustason arviointiryhmän arvioitavaksi, mikäli paikallisessa arviointiryhmässä syntynyt arviointitulos on erimielinen tai tehtävä on ao. joukossa kokonaan uusi tai paikallistason arviointiryhmä esittää yksimielisesti tehtävän vaativuusluokkaa muutettavaksi. Viimeksi mainittu tapaus siis aina, jos esitys on luokkaa alentava tai korottava. Keskustason arviointiryhmä tarkistaa arvioinnin ja lausunnot sekä tekee ehdotuksen luokaksi.

Työnantajalla on työnjohto-oikeutensa perusteella oikeus ratkaista ja vahvistaa tehtävän vaativuusluokka. Luottamusmiehellä on tällöinkin toki oikeus saattaa päätös erimieliseksi ja ryhtyä neuvottelumenettelyyn, joka äärimmillään voi johtaa käsittelyyn työtuomioistuimessa.

Paikallisneuvotteluista

Kävin lokakuun loppupuolella paikallisneuvottelut palvelussuhdesektorin johtajan Risto Lerssin kanssa. Neuvottelut käytiin hyvässä ja tuloksellisessa ilmapiirissä. Yhtenä neuvottelun aiheena oli virkamatkojen ohjeistus sekä VES:n tulkinta kahden asunnon osalta. Palvelussuhdesektorin johtaja asetti tavoitteekseen saada aikaan sopimuksen ja ohjeistuksen tähän liittyen ennen vuodenvaihdetta. Päämääränä on yksinkertainen ja selkeä menetelmä, joka ottaa huomioon VES:n mukaisen kokonaisuuden mm. säästynyt vapaa-aika sekä poistaa kummankin osapuolen mahdollisuuden ”kikkailuun”. Asian lopulliseen valmisteluun tullaan kutsumaan kaikkien henkilöstöjärjestöjen edustajat.

Jari Rantala
majuri