SAL 11/2008  Matkustussääntö on kokonaisuus

Virkamatkaan liittyvissä keskusteluissa, asiakirjoissa ja kirjoituksissa käytetään usein termiä matkustussääntö. Virkamatkan toteuttamistapaa ja siitä maksettavia korvauksia perustellaan matkustussäännöllä. Mikä tämä matkustussääntö sitten on? Se on Valtion työmarkkinalaitoksen julkaisu, joka sisältää virka- ja työehtosopimuksen matkakustannusten korvaamisesta sekä valtiovarainministeriön määräyksen/ohjeen tämän sopimuksen soveltamisesta. Julkaisun nimi on Valtion matkustussääntö. Jokaisen luottamusmiehen sekä virkamatkoista päättävän esimiehen kannattaa hankkia tämä kompaktin kokoinen matkustussääntö. Itselläni tuo 40 sivuinen julkaisu on aina salkussani.

Kun virkamatkan toteuttamistapaa ja siitä maksettavista korvauksista päätetään, pitää soveltaa koko matkustussääntöä, ei vain virkaehtosopimusta eikä missään tapauksessa vain sen 5 §:n toista momenttia: Virkamatkasta ei suoriteta korvausta enempää kuin mitä olisi ollut maksettava, jos matka olisi tehty virastolle edullisimmalla tavalla. Virkamatkan tekotapaa päätettäessä tulee arvioida kokonaiskustannuksia, jotka sisältävät myös tehtävien tarkoituksenmukaisen suorittamisen, matka-ajan palkan ja saavutettavan ajan säästön.

Kaiken edellä mainitun huomioon ottaen esimies antaa virkamatkamääräyksen ja päättää matkan tekotavan. Tällöin määräytyy myös maksettavien korvausten laatu. Virkamatkalaskujen käsittelijä ei päätä virkamatkan tekotapaa, eikä maksettavia korvauksia. Ne päättää esimies.

Jälleen virkapaikasta

Matkakustannusten korvauksia oikeuttavaksi matkaksi katsotaan sellainen esimiehen käskystä tehty matka, jonka virkamies tekee virkatehtävien hoitamista varten virkapaikan ulkopuolelle. Virkapaikka on kiinteä toimipaikka, jossa työskennellään ja virantoimituspaikka taas on paikka, jonne virkamies on määrätty virkapaikaltaan hoitamaan tehtäviä.

Virkapaikan määrittelyn osalta on taas herännyt keskustelua eri organisaatioissa. On tuotu esiin, että virkaehtosopimuksessa ei ole mainintaa rakennuksesta ja paikasta. Ei olekaan, kun se maininta on Valtion matkustussäännössä valtiovarainministeriön määräyksen/ohjeen kohdassa 1.3.3 Virkapaikka ja työpaikka. Asiasta on lisäksi työtuomioistuimen päätös 1984-3.

Matkustussäännön ja työtuomioistuimen päätöksen perusteella on selvää, että esimerkiksi esikunta-alue ei ole virkapaikka, vaan asianomainen rakennus ja toimisto/paikka, missä virkamies työskentelee. Myöskään toimistorakennuksen alla oleva autohalli, eikä rakennuksen edessä oleva bussipysäkki tai pysäköintialue ole virkapaikkaa.

Kilometrikorvaus sekä taksin käyttö

Virkamiehelle voidaan korvata omalla autolla tehdystä virkamatkasta aiheutuneet kustannukset virkaehtosopimuksen kilometrikorvausten mukaisesti. Valittaessa matkustustapaa arvioidaan kokonaiskustannuksia, joihin sisältyvät myös työajan käyttö sekä matka-ajan palkka. Mikäli nämä kokonaiskustannukset ovat halvemmat käytettäessä omaa autoa, maksetaan kilometrikorvaukset. Tämä päätös tehdään ennen virkamatkaa, jotta virkamies voi valita käyttääkö omaa autoaan vai ei.

Mikäli kilometrikorvauksia ei voida maksaa, korvataan oman auton käyttö sen mukaan, mitä matka olisi tullut maksamaan yleisiä kulkuneuvoja käyttäen. Tämä korvaus lasketaan todellisten käytettävissä olevien yhteyksien perusteella. Mikäli jollain yhteysvälillä ei ole käytettävissä yleisiä kulkuneuvoja, lasketaan korvaus taksin käytön mukaisesti.

Valtion tilintarkastajien yhdessä tarkastusraportissaan edellyttämä kilometrikorvausten takaisinperintä ei ole mikään ennakkopäätös ja peruste sille, ettei kenellekään voida maksaa kilometrikorvauksia. Kyseessä on yksittäisen virkamiehen kohdalle tehty yksittäispäätös. Edelleenkin matkustustapaa päätettäessä arvioidaan kokonaiskustannukset ja ratkaisu tehdään niiden perusteella.

Parempaa hallintotapaa

Hyvä hallintotapa koskee myös asiakirjojen kuten virkamatkalaskujen käsittelyä. Kun virkamies on jättänyt virkamatkalaskun käsiteltäväksi, hän olettaa saavansa korvaukset ilmoittamistaan kustannuksista. Mikäli virkamatkalaskun käsittelijän mielestä laskussa on jotain korjattavaa tai muutettavaa, tulee hänen ottaa yhteyttä virkamatkalaskun tekijään. Yhdessä todetaan muutostarve ja laskuun tehdään tarvittavat muutokset, korjaukset ja merkinnät. Mikäli asiasta ollaan eri mieltä, ratkaisu haetaan esimieheltä. Jos virkamies ei ole tyytyväinen esimiehen ratkaisuun, hän ottaa yhteyttä luottamusmieheensä.

Hyvän hallintotavan vastaista on todellakin menettely, jossa virkamatkalaskun käsittelijä tekee omatoimisesti muutoksia matkalaskuun ilmoittamatta niistä mitään asianomaiselle virkamiehelle. Tällaisesta hyvän hallintotavan mukaisesta toiminnasta on kantautunut tietoja useammasta eri toimipisteestä. Esimiesasemassa olevien on syytä muistuttaa alaisiaan hyvän hallintotavan mukaisesta asioiden käsittelystä. Virkamiehen taas kannattaa aina tarkistaa onko saanut korvaukset esittämällään tavalla.

Hyvään hallintotapaan sisältyy myös asioiden viivytyksetön käsittely. Perustuslain 21 §:n 1 momentin mukaisesti jokaisella on oikeus saada asiansa käsitellyksi ilman aiheetonta viivytystä. Pääsäännön mukaan kirjallisiin yhteydenottoihin on vastattava kirjallisesti. Nämä perustuslain suojaamat seikat eivät ole olleet kaikkialla puolustusvoimissa kirkkaana mielessä.

Luvattoman paljon on asioita, jotka odottavat kuukausikaupalla käsittelyä aina virkavapaushakemuksesta palkkapäätökseen asti. Toimintakulttuuri, jossa neuvottelupäivien hienot esittelykuvat tai muut ihan oikeasti vähäpätöisemmät asiat ovat priorisoinnissa perustuslaillisten oikeuksien edellä, on syytä muuttua. Niin valmistelijoiden kuin esimiesten pitää sisäistää, että lakien ja sopimusten velvoitteet menevät aika monessa kohdassa sotilaskäskyasioiden edelle.