SAL 1/2008  Joustaako vain työntekijä?

Sopimuskierrosta valmisteltaessa keskustason työnantajat ottivat esille työelämän joustot erityisesti työsopimusten joustavuuden, paikallisen sopimisen, työruuhkien jne. suhteen. Työntekijöiden kannalta kyseessä on jousto työaikojen, -muotojen ja -paikkojen suhteen.

Työelämän joustot lisäävät työtyytyväisyyttä silloin kun ne tehdään työntekijälähtöisesti ja ne merkitsevät mahdollisuutta joustaa perheen tai työntekijän muiden tarpeiden mukaan. Joustavat työmahdollisuudet ovat työnantajalle selkeä kilpailuvaltti kiristyvässä kilpailussa ammattitaitoisesta työvoimasta.

Puolustusvoimat on vuoden alusta toteuttanut rauhanajan historiansa suurinta rakennemuutosta. Tähän muutokseen liittyen henkilöstöä on siirtynyt runsaasti uusiin organisaatioihin sekä paikkakunnalta toiselle. Uusi organisaatio tuo alussa työruuhkia ja työmääriä joiden hoitamiseksi henkilöstön on joustettava. Henkilöstö joustaa myös siinä, että se on joutunut siirtymään alueellistamisen takia paikkakunnalta toiselle. Jotta jousto olisi molemminpuolista ja siten tuloksellisuutta lisäävää olisi nyt työnantajalla oiva tilaisuus kehittää omalta puoleltaan työn joustavuutta.

Viime vuonna saavutetun neuvottelutuloksen pöytäkirjaan tuli kirjaus työnantajan kilpailukykyä edellyttävästä nykyaikaisten työn organisointitapojen kuten etätyön käytöstä. Etätyön toteuttaminen on osana jatkoneuvotteluita ja järjestöjen tavoitteena on saada kattava sopimus asiasta mahdollisimman nopeasti.

Puolustusvoimissa noudatetaan etätyöjärjestelyissä valtiovarainministeriön määräämiä etätyön periaatteita ja palvelussuhteen ehtoja. Nämä periaatteet ja ehdot ovat jo aiemminkin mahdollistaneet etätyön tekemisen. Nyt on tarkoitus saada aikaan soveltamisohje, joka antaa selkeät perusteet, ohjeet ja mallit etätyömahdollisuuksien järjestämiseen. Työn ja toiminnan luonne ratkaisevat kussakin tapauksessa miten työt organisoidaan.

Etätyö

Etätyö on tapa organisoida työtä. Sen keskeisiä tunnusmerkkejä on, että työ, jota voitaisiin tehdä työnantajan tiloissa, tehdään säännöllisesti varsinaisen työpaikan ulkopuolella ja että tässä työssä tai sen organisoinnissa käytetään apuna tietotekniikkaa.

Etätyöllä on useita toteutusmuotoja, jotka voivat vaihdella samankin henkilön kohdalla tarpeiden ja olosuhteiden muuttuessa. Etätyötä voidaan tehdä esimerkiksi kotona, etätyökeskuksessa, satelliittitoimistossa, kirjastossa, joukkoliikennevälineissä tai asemilla. Olennaisinta on, että etätyö korvaa aina työpaikalla tehtävän työn, eivätkä ylityöt kuulu etätyön käsitteeseen. Etätyötä ei ole työ viraston omassa tai useamman viraston yhteisessä palvelukeskuksessa tai asiakaspalvelupisteessä taikka viraston sivutoimipaikassa, koska nekin ovat työnantajan tiloja.

Etätyö voi olla kokoaikaista tai vain osittaista, jolloin etätyötä tehdään esimerkiksi yhtenä päivänä viikossa. Sopiminen

Sopiminen

Työnantaja ja työntekijä sopivat etätyön tekemisestä keskenään. Koska työn johtamiseen ja organisointiin liittyvistä asioista ei voi varsinaisesti tehdä sopimusta virkamiehen kanssa, etätyöstä tehdään päätös, joka perustuu asianomaisen suostumukseen ja molempien osapuolten yhteiseen näkemykseen siinä mainituista asioista.

Virka- tai työsuhteessa tehtävään etätyöhön sovelletaan palvelussuhdetta koskevia lakeja kuten virkamieslakia tai työsopimuslakia sekä muutakin virka- tai työsuhdetta koskevaa lainsäädäntöä. Valtion virka- ja työehtosopimuksessa ei ole työn tekemispaikasta johtuvia soveltamisalarajoituksia. Sopimusta sovelletaan siis sen piiriin kuuluvaan henkilöstöön myös etätyötilanteissa. Etätyötä tekevät kuuluvat viraston työterveyshuollon piiriin vastaavasti kuin työnantajan tiloissa työskentelevät.

Etätyössä työskentelylle on hyvä asettaa selkeät tavoitteet ja aikataulut sekä keskustella siitä, miten asianomaisen työpanos määritellään ja miten sitä seurataan. Etätyöpäivänä tehtäväksi suunnitellun työn määrä tulee mitoittaa siten, ettei sen tekeminen edellytä säännöllisen työajan ylittämistä.

Etätyö ei rajoita virkamiehen tai työntekijän oikeutta lakiin perustuvaan yksityisyyden suojaan. Tarkkailujärjestelmien käyttöönotto kuuluu yhteistoimintamenettelyn piiriin siten kuin siitä on säädetty työelämän yksityisyyden suojaa koskevassa laissa sekä valtion yhteistoimintalaissa.

Pääsääntö on, että työnantaja vastaa säännölliseen etätyöhön tarvittavien laitteiden hankkimisesta, asentamisesta ja huollosta, ellei etätyötä tekevä käytä omia laitteitaan. Jos etätyötä tehdään säännöllisesti, työnantaja korvaa tai maksaa työstä aiheutuvat suorat kustannukset.  Etätyötä tekevältä puolestaan edellytetään huolellisuutta työvälineiden käytössä.

Ammatillisiin tarkoituksiin käytettävien ohjelmistojen ja tietojen suojauksen on oltava etätyössä samaa tasoa kuin työnantajan tiloissa työskentelevillä. Etäyhteyden suojaus saattaa edellyttää erityisjärjestelyjä. Tietoturvaa koskevat säännökset ovat myös samat, joita sovelletaan työnantajan tiloissa työskenteleviin.

Etätyötä tekevällä on velvollisuus osallistua työtehtäviin liittyviin kokouksiin ja muihin tilaisuuksiin. Esimerkiksi tiedossa olevat säännönmukaiset kokoukset, joihin tulee osallistua, voidaan myös kirjata osaksi etätyön käytännön järjestelyjä. Etätyöhön siirryttäessä tulee varautua myös etätyöjärjestelyn päättämiseen ja sopia sitä koskevasta menettelystä.

Mobiili joustotyö

Mobiili joustotyö on etätyön sovellus. Sillä tarkoitetaan päivittäisen pitkämatkaisen työmatkan aikana joukkoliikennevälineessä tehtyä työtä, joka luetaan osaksi työaikaa. Yleisin rajaus työmatkalle on vähintään 45 minuutin yhtäjaksoinen aika. Tavanomaisimmat liikennevälineet, joissa mobiilia joustotyötä tehdään, ovat junat ja linja-autot. Paikallisliikenteen joukkoliikennevälineet eivät yleensä mahdollista keskittymistä työskentelyyn.

Mobiili joustotyö voi käsittää niin kannettavalla tietokoneella työskentelyä kuin raporttien, asiakirjojen ja muiden dokumenttien lukemista sekä valmistelua. Kehittynyt tietoturva ja mobiilit yhteydet mahdollistavat myös tietoverkkojen käytön.

Suomessa toteutetussa kokeilussa tuli esille muun muassa se, että pitkämatkaisessa joukkoliikennevälineessä tehty työ on tehokasta. Työskentelyä eivät haittaa normaalit toimistotyön häiriötekijät ja työskentelylle on joka kerta selkeä aikaraja. Työskentely työmatkalla tuo mukanaan myös töiden paremman etukäteissuunnittelun, jotta ne saa nivellettyä työpaikalla tapahtuvaan työskentelyyn.

Etätyön hyödyt ja riskit

Etätyöskentelystä tulevia hyötyjä työntekijälle ovat joustot ja vapaus työajan ja – järjestelyjen suhteen, työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen, työrauha, itsenäisyys, työhyvinvoinnin lisääntyminen sekä vapaa-ajan lisääntyminen. Työnantajalle hyötynä on motivoituneen työntekijän tuloksellisempi työpanos sekä joustavien työskentelymahdollisuuksien tuoma parempi rekrytointikyky.

Tutkimuksissa on havaittu mahdollisina etätyön riskeinä sosiaalisten kontaktien puute ja eristäytyminen työyhteisössä, työn ja vapaa-ajan sekoittuminen, liiallinen työmäärä, ura- ja palkkakehityksestä sivuun jääminen, ongelmat tekniikassa ja tiedonsiirtoyhteyksissä, työsuojelupuutteet sekä vastuunjaon ongelmat.

Kateus ja tietämättömyys esteenä

Suurimpina esteinä etätyön käyttämiselle ovat kateus ja tietämättömyys. On aivan selvää, ettei kaikkea työtä voida tehdä työpaikan ulkopuolella. Joukkueen kouluttaminen ei onnistu kotipöydän ääressä, panssarivaunuja ei voi varastoida kellariin eikä prikaatin ruokaa tehdä kotikeittiössä. Mutta on paljon tehtäviä, joissa töitä voidaan tehdä ainakin osittain etätyön periaatteella.

Tutkimuksissa on todettu niiden työyhteisön jäsenten, joiden työtä ei voi tehdä etätyönä, kateus ja epäluuloisuus suurimmaksi vastustukseksi etätyön järjestämiselle. Kun minä en voi tehdä etätyötä, niin ei sitä saa muutkaan tehdä –ajatus on hyvin yleinen. Lisäksi etätyötä tekevien työpanokseen suhtaudutaan epäilevästi. Ajatellaan, että he tekevät selvästi vähemmän työtä kun heihin ei ole jatkuvaa valvontaa. Ajatus on täysin virheellinen ja perustuu tietämättömyyteen. Tutkimukset osoittavat päinvastoin, että etätyössä tehdään helposti liian paljon töitä.

Myös esimiesten tietämättömyys etätyöjärjestelyiden mahdollisuuksista, oikeutuksesta, toteutuksesta sekä työjärjestelyillä saatavista hyödyistä on ollut esteenä etätöiden toteuttamiselle. Selkeä ohjeistus, tiedottaminen ja asennemuokkaus ovat avaimet todellisten työaikajoustojen toteutumiseen sekä molemminpuoliseen hyötymiseen työnantajan ja työntekijöiden kesken.

Toteutuksesta

Esimerkkinä joustavasta työjärjestelyistä on seuraava. Upseeri on siirretty rakennemuutoksen myötä Helsingistä Turkuun. Hänen perheensä jää asumaan Helsinkiin ja hän itse asuu viikot Turussa. Upseeri lähtee maanantaiaamuna junalla Turkuun, tekee matkalla kaksi tuntia töitä ja on perillä kello kymmenen. Keskiviikkona hän lähtee käymään kotona kello neljätoista, tekee junassa töitä kaksi tuntia ja on Helsingissä kello kuusitoista. Torstaina hän palaa Turkuun vastaavasti kuin maanantaina ja perjantaina on kotimatka takaisin Helsinkiin. Tekemällä töitä junassa upseeri pystyy olemaan perheensä parissa kahdeksan tuntia enemmän viikossa kuin perinteisessä työskentelymallissa. Tällä on varmasti motivoiva vaikutus, joka lisää tuloksellisuutta.

Täysin toimivia innovaatioita tulee esiin helposti. Mikkelissä työskentelevällä upseerilla on virkamatka kotipaikkakunnalleen Helsinkiin maanantaina ja keskiviikkona. Perinteisesti ne tehtäisiin erillisinä matkoina. Etätyötä käyttäen upseeri voisi tehdä maanantain virkamatkan majoittumalla kotona, olla etätyössä kotonaan tiistain ja tehdä keskiviikon virkamatkan majoittumalla edelleen kotonaan. Mikkeliin tarvitsisi mennä vasta torstaina. Tämäkin olisi varmasti tuloksellisuutta nostava motivointikeino. Lisäksi se helpottaisi perheellisellä kotona - käytännössä yksinhuoltajana - olevan äidin työtaakkaa, mikä ei ole lainkaan vähäinen kohta tasa-arvosuunnittelussa. Tässä tapauksessa työnantaja hyötyisi lisäksi säästyneillä matkustamiskustannuksilla. Nämä esimerkit koskevat tietenkin myös muita henkilöstöryhmiä.

Etätyö ei sovi kaikille, eikä siitä usein halutakaan täysipäiväistä työmuotoa. Yleisin toive on 1-2 etätyöpäivää viikossa, sillä se mahdollistaisi työskentelyn myös osana työyhteisöä. Etätyön ja sen eri sovellusten käyttö tuo uusia mahdollisuuksia kompensoida pakkosiirtojen aiheuttamia haittoja. Tietämättömyyden ja kateuden suo ei saa olla estämässä todellisia uudistuksia.

Jari Rantala
majuri