SAL 12/2009  Harmaa ylityö

Organisaatiot ja henkilöstömäärät suunnitellaan tehtävien ja työmäärän mukaan. Ylityö on työtä, joka tehdään hetkellisesti kun henkilöstön määrä ei ole riittävä tai on saatu tilapäinen tehtävä normaalien tehtävien lisäksi. Harmaa ylityö on normaalin työpäivän jälkeen tehtävää ylityötä, jota esimies ei muodollisesti ole määrännyt. Harmaa työ hämärtää todellisen työn määrää.

Työpsykologisten ja lääketieteellisten tutkimusten mukaan riskit työntekijän fyysiseen sairastumiseen ja loppuun palamiseen kasvavat, jos työntekijän ylipitkät työajat jatkuvat liian pitkään. Erityisesti työorganisaatioiden avainhenkilöiden terveysriskit vaarantavat puolestaan koko työorganisaatioiden tuloksellisuutta ja tuottavuutta.

Puolustusvoimien työaikasopimuksessa ja sen soveltamisohjeessa on määrätty ylityöstä seuraavia asioita. Ylityön teettäminen on rajoitettava koskemaan vain ennalta arvaamattomia, pakollisia tapauksia, joissa tehtäviä ei voi siirtää. Korvauksia voidaan suorittaa vain työstä, joka perustuu esimiehen ennalta antamaan, nimenomaiseen ylityömääräykseen. Määräyksestä tulee ilmetä määräyksen antajan tarkoittaneen, että virkamies tekee korvauksiin oikeuttavaa lisä- tai ylityötä. Ylityömääräys tulee olla ajallisesti rajoitettu.

Edellä mainitut määräykset ovat suurelta osin työsuojelullisia. Tarkoitus on, ettei työnantaja teetä, eikä henkilöstö tee ylipitkiä työaikoja. Mikäli ylitöitä tehdään, pitää niistä maksaa sovitut korvaukset. Nämä korvaukset kompensoivat työntekijälle aiheutuvaa haittaa. Lisäksi ylityökorvaukset ovat merkki työnantajalle siitä, että organisaatiolla on joko liikaa työtehtäviä tai liian vähän henkilöstöä.

Kova työmies

Suomalainen työkeskeisyyden ihannointi ei ole outoa puolustusvoimissakaan. Syvällä on kulttuuri, jossa ihailevalla äänensävyllä kerrotaan omasta tai kommentoidaan toisen pitkää työpäivää. Tuttuja ovat kommentit tyyliin: ”Eilen kun kävelin ohi, niin vielä kymmenen aikaan paloi lamppu sen työhuoneessa.” tai ”Piti tulla aamulla töihin kuuteen ja lähtemään pääsin vasta kahdeksalta kun piti saada valmiiksi se raportti.”

Upseeria, joka tekee pidempiä päiviä ja enemmän töitä kuin muut, pidetään kovana työmiehenä, ahkerana, tunnollisena ja luotettavana. Tämä on malli, jonka mukaan hyvin helposti arvioidaan suoriutumista tehtävistä.

On kahdenlaista päätyyppiä, jotka tekevät harmaata ylityötä. Ensinnäkin tunnolliset, jotka kokevat velvollisuudekseen saada kaikki annetut tehtävät tehdyksi määräajassa huolimatta säännöllisestä työajasta. Toisekseen urallaan eteenpäin pyrkivät suoriutujat, jotka haluavat tehdä mahdollisimman paljon, jotta heidät huomataan. Kumpikaan ei merkitse virka-ajan jälkeen tehtyjä tunteja.

Harmaata ylityötä säännönmukaisesti tekevän henkilön suoritusarvioinnin kohdan Resurssien tehokas ja taloudellinen käyttö pitäisi olla nolla. Samoin hänen esimiehensä suoritusarvioinniksi vastaavasta kohdasta pitäisi olla nolla. Jos joku ihmettelee miksi, niin sitten kannattaa vilkaista peiliin ja miettiä mitä ihan oikeasti ymmärtää elämästä.

Upseeri joka toimii edellä kuvaillulla tavalla ja jostain syystä tekee paljon harmaata ylityötä, ei tee vain hallaa itselleen ja järjestelmän rakenteelle, vaan myös seuraajalleen. Tällainen upseeri, joka on suoriutunut mittavasta määrästä tehtäviä (kylläkin pitkillä päivillä) on totuttanut esimiehet siihen. Kun hänen tilalleen sitten tulee upseeri, joka iltamyöhään pöytänsä istumisen sijaan joutuukin lähtemään hakemaan lapsia päiväkodista, on hän ongelmissa. Hän ei pysty tekemään vastaavaa työmäärää kuin edeltäjänsä.

Puolustusvoimissa on upseerien osalta hyvin voimakas kulttuuri kaiken työn tekemisessä, joka käsketään tehdä. Jos ilmoittaa lisätehtäviä saadessaan, ettei pysty tekemään niitä käsketyssä ajassa tai että jotain aiemmin käskettyä pitää jättää tekemättä, pidetään upseeria saamattomana. Helposti myös muistellaan ja kehutaan sitä tehtävässä aiemmin toiminutta, joka kyllä sai kaiken annetun työn tehtyä. Tässä kohdassa helposti unohdetaan, että edeltäjä teki pidempää päivää tunteja merkitsemättä.

Valvonta ja vastuu

Työaikasopimuksen mukaan asianomaisen komentajan, päällikön ja esimiehen on valvottava työajan täsmällistä noudattamista ja työajan tarkoituksenmukaista käyttöä. Mikäli esimies saa tietää, että hänellä on tällainen alainen, joka tekee joko tunnollisuuttaan, kunnianhimosta tai jostain muusta syystä harmaata ylityötä, tulee hänen puuttua siihen. Puuttumattomuuden syyksi ei riitä, ettei kukaan ole tullut sanomaan tästä asiasta. Pykälät velvoittavat esimiestä valvomaan työajan noudattamista.

Uutena ongelmana ovat tietojärjestelmät, jota ovat ylikuormitettuja virka-aikana, mutta jotka toimivat paremmin ja nopeammin illalla tai aamulla. Tämä houkuttelee tulemaan aikaisemmin töihin tai lähtemään myöhemmin töistä kun järjestelmän käyttö on jouhevampaa. Samalla vain hyvin helposti ollaan siitä toisesta päästä päivää normaalisti, eikä merkitä tunteja kun se ei ole käskettyä ylityötä. Asiantuntijaorganisaatioissa työajan noudattamisen valvonta ei ole helppoa, mutta ratkaistavissa. Mikäli työajan noudattamisen valvontaa ei ole edes yritetty tehdä, se on jo tuomittavaa.

On erittäin tärkeää, että kaikki tehdyt työtunnit merkitään tai jos on kyseessä johtava virkamies, niin tuodaan esimiehelle tietoon työmäärän huomattava lisääntyminen (PVTAS 29 §). Mikäli ylityötä ei määrätä tekemään, niin sitten pitää ilmoittaa selkeästi, että säännöllinen työaika ei riitä kaikkien tehtävien tekemiseen vaan osa pitää jättää tekemättä tai lykätä. Vain näin tulevat organisaation pullonkaulat esille ja todennetuiksi. Mikäli kaikki työtehtävät aina vain tehdään ongelmista huolimatta, jossain kohtaa tulee seinä vastaan ja silloin ovat seuraukset voivat olla hyvin rankat. Työuupumus, työyhteisön huonontunut henki, tuloksellisuuden lasku, huonontuneet suoritukset jne. Kaikki tietävät tuon, sitä ei tarvitse enempää selittää.

En ole synnitön, joka on tässä asiassa heittämässä ensimmäistä kiveä. Olenhan ollut TRS-tehtävissä niin maanpuolustusalueella kuin Pääesikunnassakin. Mutta aina voi kehittyä ja aina voi muuttaa omaa suhtautumistaan ja ajatteluaan. Syvälle juurtuneen kulttuurin ja toimintatapojen muuttaminen oikeaan suuntaan ei tapahdu hetkessä. Se ei tapahdu yksittäisten ihmisten toiminnalla, vaan siihen tarvitaan kaikkien osallistumista. Jo asioiden oivaltaminen vie muutosta eteenpäin. Paras tapa harmaan ylityön vähentämisessä on työyhteisön avoin keskustelu asiasta, niin sanotusti kissan nostaminen pöydälle.