SAL 2/2010  Hajautetusta työstä positiiviset kokemukset

Hajautetun työn kokeilu Maavoimien Esikunnassa päättyi viime vuoden lopussa. Kokeilussa esikunnan henkilöstöllä oli mahdollisuus työskennellä jossakin toisessa puolustusvoimien toimipisteessä kaksi päivää viikossa. Hajautettu työ ei saanut olla säännönmukaista. Maavoimien Esikunta keräsi kokeilusta kokemukset ja havainnot niin esikunnan osastoilta kuin alaisiltaan joukko-osastoilta ja laati niiden pohjalta raportin Pääesikunnalle. Raportissaan Maavoimien Esikunta toteaa, että kokemukset hajautetun työn kokeilusta ovat olleet erittäin positiivisia.

Hyvinä puolina on koettu monia asioita. Niin työtä tehneet kuin esimiehetkin toivat palautteessaan esiin muun muassa työmotivaation ja työilmapiirin paranemisen, ennakoivamman ja paremman työsuunnittelun sekä jopa normaalia työpäivää korkeamman tuotoksen. Hajautettu työ on tuonut säästöjä työntekijöiden lisäksi myös työnantajalle. Korvattavien erillään asumisen päivien määrä laski ja hajautettuihin työpäiviin saatiin palavereita, joita varten olisi pitänyt tehdä virkamatkoja. Joukko-osastojen palautteessa hajautettua työtä pidettiin myös mahdollisuutena vaihtaa tietoja ja mielipiteitä sekä saada informaatiota.

Sametime-verkkojärjestelmän käyttöönotto helpotti kokeilun aikana yhteydenpitoa
huomattavasti. Henkilöstö on ollut tavoitettavissa ja asiat hoidettavissa täysin henkilöiden fyysisestä sijainnista riippumatta.

Huonoina puolina koettiin tapaamista vaativien asioiden hoito sekä pikatilanteiden jääminen virkapaikalla olevien tehtäväksi. Tilanteiden todettiin esikunnassa muuttuvan joskus niin nopeasti, ettei suunniteltuja hajapäiviä voi pitää.

Työskentelytilojen saaminen joukko-osastoista on ollut joustavaa. Tulevaisuuden haasteena koettiin niiden riittävyys ja varausjärjestelyt, mikäli hajautettua työtä tekevien määrä kasvaa merkittävästi. Esteenä tämä asia ei tullut esiin. Joukko-osastojen palaute on ollut lähes yksinomaan positiivista ja hajautettu työ on nähty houkuttimena ja vahvana mahdollisuutena.

Esitys jatkosta

Maavoimien Esikunta tulee tekemään Pääesikunnalle esityksen hajautetun työn käyttöönotosta puolustusvoimissa. Esitys tulee sisältämään ohjeluonnoksen hajautetun työn käytöstä ja rajauksen henkilöistä, jotka voivat käyttää hajautettua työtä.

Maavoimien Esikunnan päätös esittää hajautetun työn käyttöönottoa puolustusvoimissa on hyvä osoitus kyvystä katsoa huomista kauemmas. Tutun ja turvallisen sijaan ollaan valmiita ottamaan käyttöön ja kehittämään tulevaisuuteen tähtääviä uusia työskentelymenetelmiä.

Toivottavasti esitykseen sisältyvä ohjeluonnos ei sisällä liian tarkkoja rajauksia. Esimerkiksi esimiestehtävien rajaaminen kokonaan työmuodon ulkopuolelle on liian kategorinen. Tekeväthän esimiehetkin virkamatkoja ja ovat niiden aikana huonommin saavutettavissa kuin työskentelytilassa tieto- ja puhejärjestelmien äärellä. Esimiesten mahdollisuus hajautettujen päivien käyttöön on varmaankin rajallisempaa, muttei mahdotonta. Samoin hajautettujen työpäivien lukumäärän rajaamista viikon aikana tulisi välttää. Kuten esimiesten palautteessa on todettu, tulisi ohjeistuksen olla pelkistettyä ja suunnittelun olla joustavaa. Tietenkin töiden pitää olla etukäteen suunniteltuja ja esimiehen hyväksymiä.

Siirtymisvelvollisuuden takia perheestään erillään asuvat ovat luonnollisesti hajautetun työn pääasialliset käyttäjät. Oikeutta hajautettuun työhön ei tulisi rajata liian tiukasti, vaan jättää mahdollisuus erilaisiin tilanteisiin ja tarpeisiin. Missään tapauksessa yhteishuoltajuudessa olevia ei saa rajata tämän työskentelymuodon ulkopuolelle. Vaikka perhettä ei enää sen perinteisessä merkityksessä ole, on vanhemman ja lapsen suhde edelleen niin sosiaalisesti kuin yhteiskunnallisestikin tärkeää. Lisäksi yhteishuoltajuudessa voivat käytännön järjestelyt olla monessa tapauksessa huomattavasti vaikeammat kuin ydinperheessä. Hajautettu työ antaa mahdollisuuden myös näissä tapauksessa työn ja perhe-elämän yhteensovittamiseen.

Päätöksen paikka

Hajautettu työ on kokeiluraportin mukaisesti koettu erittäin positiiviseksi työmuodoksi niin tekijöiden, esimiesten kuin organisaatioidenkin taholta. Esiin tulleet ongelmat ovat vähäisiä ja luonteeltaan kohtuudella ratkaistavia. Puolustusvoimien henkilöstöjohdolla on nyt erinomainen mahdollisuus ottaa käyttöön koko puolustusvoimissa uusi, tulevaisuuteen tähtäävä työmuoto. Työmuodolla on todettu olevan merkittävä motivoiva vaikutus henkilöstöön, se koetaan rekrytointia ja palveluksessa pysyttämistä parantavana keinona, sillä on saavutettu säästöjä ja sen käytön on todettu ohjaavan töiden parempaan suunnitteluun. Saavutettavat edut ja parannukset suhteessa mahdollisiin haittoihin ja riskeihin ovat niin suuret, ettei tätä mahdollisuutta voi jättää käyttämättä.

Ohje muuttui tulkinnoiksi

Sotilasaikakauslehdessä 10/2009 kirjoitin Pääesikunnan pyrkimyksestä laatia virastokohtainen virkamatkaohje. Sen oli tarkoitus käsitellä eniten virkamatkustamisessa ongelmia aiheuttavia matkustussäännön mukaisia korvausperusteita. Ohjeessa piti antaa soveltamisohjeet näihin ongelmakohtiin. Ohjeen linjaukset piti käsitellä ammattijärjestöjen kanssa ennen ohjeen julkaisemista.

Palvelussuhdetoimiala on nyt luopunut tuosta tavoitteesta. Perusteena on se, että suunnitellun virkamatkaohjeen pitäisi olla laaja ja sitä pitäisi päivittää lähes jatkuvasti. Toimialan resurssipula ei nyt mahdollista jäykän ja yksityiskohtaisen normin laatimista.

Normin sijaan palvelussuhdetoimiala tulee laatimaan ryhmän erillisiä tulkintoja, joissa annetaan soveltamisohjeita matkustussäännön määräyksiin. Näitä ohjeita ei enää tulkita paikallisella tasolla, eikä niistä laadita omia lisäohjeita, vaan niitä sovelletaan sinällään. Tavoitteena on saada aikaan mahdollisimman pikaisesti ensimmäinen tulkinta, jolla saadaan soveltamisohjeet 5 - 8 akuuteimpaan ongelmakohtaan.

Suunniteltu menettely ei ole paikallistason kannalta yhtä hyvä kuin yksi ohje, joka olisi sisältänyt kaikki tulkinnat ja soveltamisperusteet. Tämä on kuitenkin parannus nykytilaan ja tulee poistamaan monta lähes päivittäistä kiistaa korvausperusteista. Toimipisteissä on nyt vain koottava tulevat erilliset tulkinnat yhdeksi kansioksi. Yksi edellä mainitun tyyppinen tulkinta jo ilmestyikin viime joulukuussa. Siinä annettiin soveltamisperusteet kolmeen virkamatkustukseen liittyvään erimielisyyteen. Tulkinta-asiakirja oli käsitelty ammattijärjestöjen kanssa ennen sen julkistamista.